Bad buzz ou vérité pour Julie Software ?

Rencontre avec Damien Valicon, Directeur Général de Julie Software

Un vent de « bad buzz » a soufflé il y a quelques temps sur Julie… Le tourbillon est passé et a fait évoluer indéniablement les solutions proposées par Julie Software. Mais comme on dit, malgré le nombre d’années d’expérience et de satisfaction des clients (presque 35 ans pour Julie), il suffit d’une déficience pour faire oublier tout le reste ! Nous avons souhaité revenir sur 4 points que l’on retrouve régulièrement sur la toile ou qui sont évoqués entre confrères à propos de Julie. Damien Valicon a donc accepté de jouer le jeu et de répondre en toute transparence.

AON. Il revient souvent que « Le logiciel est cher par rapport à celui des concurrents »

 

D.V. : Pour parler chiffres, il faut savoir qu’en France, les cabinets dentaires sont composés en moyenne de 3 praticiens et, à ce titre, nos tarifs de maintenance et d’assistance sont moins élevés que ceux de nos concurrents ! À cette question de « prix » s’ajoute aussi la difficulté de comparer des produits qui ne proposent pas les mêmes fonctionnalités et qui donc, ne rapporteront pas la même rentabilité aux cabinets dentaires.

L’équipe Julie s’est toujours engagée auprès de ses praticiens pour leur proposer des services premium permettant d’appréhender plus confortablement les nouvelles exigences impactant la pratique de la dentisterie. Nous adaptons nos outils tout en laissant aux praticiens la propriété de leurs données clients. Et ces solutions ont un seul et même objectif : optimiser le rendement de leur activité tout en assurant un maximum de confort.

 

En moyenne, un chirurgien-dentiste passe 20% de son temps en dehors du fauteuil de soins. En plus d’assurer la rentabilité de son cabinet, il doit gérer les tâches organisationnelles et administratives, la relation avec les patients et les fournisseurs etc. Avec Julie, nous lui donnons la possibilité de gagner du temps en utilisant des clés d’automatisation qui se trouvent dans leur logiciel, comme s’assurer systématiquement que le rendez-vous pris sera honoré (sans faire perdre du temps à son personnel), communiquer avec son patient sur une prise médicamenteuse (avant son rendez-vous afin qu’il ne vienne pas pour rien ou même lui rappeler automatiquement après une intervention, un soin post-opératoire à effectuer) ou encore gérer les annulations de rendez-vous en relançant, grâce à son logiciel, une liste d’attente pour combler son créneau disponible.

 

D’après ces études, toutes ces solutions sont à même de leur faire gagner +2h30 de soins au fauteuil par jour !

 

Aujourd’hui, 35% des patients renoncent à leurs soins pour des raisons de coût. Nous proposons aux praticiens d’augmenter d’à peu près d’1/3 le nombre de devis acceptés en optimisant les explications des plans de traitement à l’appui de vidéos, d’outils interactifs et didactiques. Ainsi que de communiquer avec leur patientèle tout au long du parcours de soin et même au-delà afin de les fidéliser. Même si les patients déclarent à 91% avoir une bonne image de leur dentiste, 55% peuvent être amenés à en changer. De fait, les nouvelles technologies de communication facilitent les informations, les échanges et ainsi la fidélisation des patients. En effet, sur certaines plateformes de prises de rendez-vous, sans le vouloir, on a accès à l’ensemble des dentistes disponibles tel jour et à telle heure. Pour le patient frustré de ne pas avoir eu son rendez-vous à la date souhaitée, il est aisé d’aller cliquer sur la disponibilité d’un autre dentiste. Sans parler du fait qu’à son insu, en utilisant ces plateformes externes, ils donnent accès à sa base patients! Celle-ci peut alors être utilisée et voire même vendue …A ce titre nous sommes les seuls à proposer un système simple et efficace de prise de rendez-vous en ligne connecté directement au logiciel Julie qui protège la base patientèle des utilisateurs Julie.

 

Nous offrons à nos clients la possibilité de gagner beaucoup de temps en simplifiant, en toute sécurité, les tâches administratives et procédés médico-légaux grâce à une tablette. Une alerte dans la fiche patient prévient qu’il faut mettre à jour le questionnaire médical : en un clic, l’assistant(e) dentaire envoie le questionnaire médical sur la tablette, en salle d’attente le patient le met à jour. Une fois rempli, les informations sont instantanément renvoyées dans la fiche patient. Les interactions médicamenteuses et allergies se mettent aussi à jour. Même procédure pour les devis qui, une fois signés, sont enregistrés dans la fiche patient automatiquement.

 

AON : Certains praticiens soulignent la complexité de certains process et d’options ne servant qu’à peu d’entre eux …

 

D.V. : Plus de 14 000 utilisateurs Julie et presque autant de cas d’utilisations différents. Par conséquent notre produit se doit complet et englober l’intégralité des besoins du praticien selon le parcours patient. Les nouvelles technologies et les évolutions réglementaires ont contribué et contribuent encore à un changement de la pratique dentaire et des habitudes des patients. Force est de constater qu’il faut nécessairement s’adapter à ces mutations. C’est donc pour cette raison que nous inscrivons les services Julie au-delà des fonctionnalités basiques d’un logiciel dentaire

 

Ce qui a fait et ce qui fait toujours la particularité du logiciel Julie, c’est d’intégrer des modules complémentaires de comptabilité, de fiche labo prothèse, etc. Par exemple, notre module comptable est un véritable outil de comptabilité qui permet de suivre au plus près les états comptables en toute simplicité : rapprochement bancaire, recherches d’écritures, journaux, gestion des échéanciers etc. Cependant, comme tout, il faut y consacrer au départ un minimum de temps pour s’y pencher et l’utiliser efficacement.

 

Par le passé, Julie a peu communiqué et accompagné les utilisateurs à l’usage de ces fonctionnalités, ce n’est plus le cas aujourd’hui, puisque nous avons un process d’organisation qui prend en charge l’utilisateur Julie dès ses débuts sur le logiciel. Au travers notre service « Expérience Clients », nous offrons un accompagnement personnalisé avec des heures de formation et de téléformation dès les premières utilisations de Julie. Pendant 3 mois, gratuitement, nous suivons de près la prise en main du logiciel pour qu’elle soit rapide et efficace.

 

A tout moment, nous nous assurerons que nos clients utilisent efficacement l’ensemble des modules dont ils ont besoin. Ces formations Julie s’adaptent à la disponibilité et aux préférences de nos clients grâce à des programmes sur mesure en cabinet ou en ligne. Nous avons également des sessions de formation avec un programme spécifique, organisées en région ou dans nos locaux.

 

AON : On a aussi vu émergé des remarques sur le paramétrage des actes. Certains confrères ont l’impression qu’il n’est pas toujours simple et qu’il manque de rigueur dans la présentation.

 

D.V. : Nous sommes conscients qu’ils restent encore des points à améliorer sur certains aspects de la saisie des actes, une tâche de fond à laquelle nous œuvrons au quotidien. Cependant, il ne faut pas oublier que Julie a été, pendant de nombreuses années, le logiciel le plus modulable et personnalisable du marché. Aujourd’hui, priment simplification et automatisation, c’est pourquoi dans Julie le paramétrage des actes à beaucoup évolué.

 

Nous avons simplifié la saisie et l’ergonomie et l’esthétique avec des assistants radio et bridges. Dernièrement de nombreuses évolutions ont été apportées telles que la fiche patient avec la bibliothèque des documents avec le glisser-déposer des fichiers, l’envoi par mail en accès direct, l’acquisition imagerie ouverte et compatible avec l’ensemble des marques de fabricant etc.

 

Nos équipes œuvrent et sont mobilisées activement afin de suivre les évolutions règlementaires et les usages des praticiens, nos mises à jour sur le terrain sont normalement au rythme de 4 par an avec, bien évidemment, des exceptions de sortie réglementaire lors des changements de tables des actes. Au quotidien, nous collaborons avec une cellule composée de 50 bêta-testeurs, tous chirurgiens-dentistes. Nous prenons part activement et systématiquement aux discussions stratégiques de l’évolution de la profession au travers de réunions regroupant les syndicats, les représentants des institutions réglementaires, des institutions représentant les principaux éditeurs d’informatique médicale et paramédicale ambulatoire.

 

Aussi, depuis 2 ans, nous avons doublé nos effectifs avec plus de 50 personnes et nous sommes certifiés ISO 13485 (exigences relatives au système de management de qualité liées aux dispositifs médicaux et des services associés conformes aux exigences des clients et aux exigences réglementaires applicables aux dispositifs médicaux et aux services associés). Nous attachons une très grande importance à la qualité de nos produits et cela passe obligatoirement par une organisation adaptée.

 

Les nouveaux produits Julie d’aujourd’hui se basent sur les nouveaux langages technologiques. Nous devons donc muter 30 ans de langage « traditionnel ». En revanche, nous ne pouvons pas tout migrer d’un seul coup, d’une part parce que cela serait trop risqué et, d’autre part, parce que les utilisateurs ont leurs habitudes et si leur logiciel changeait du tout au tout du jour au lendemain, ils seraient perdus et mécontents.

 

AON : Enfin, que répondez-vous à … l’attente est longue pour obtenir la hotline Julie et la qualité de la réponse laisse parfois à désirer ?

 

D.V. : Cela fait quelques années que nous avons mis en place de nombreux outils de suivi de performance dont, notamment, des systèmes de contrôle nous permettant de suivre le temps d’attente, la satisfaction d’appel, le nombre d’appels perdus, et tout cela en temps réel. Je peux donc justifier de la performance de notre service clients puisqu’aujourd’hui, le temps d’attente moyen est inférieur à 2 minutes et le taux de satisfaction moyen est à hauteur de 96% (basé sur une enquête systématique après chaque appel). Au-delà de ces données, nous récupérons également des remontées sur des suggestions d’évolutions et d’améliorations de nos produits. Et pour s’assurer de notre qualité d’accueil et des réponses apportées aux clients, nous avons aussi mis en place un système d’écoute systématique.

 

Plus que jamais Julie est orienté vers l’avenir ! La mise en place de toutes ces solutions représente notre engagement et notre promesse d’un avenir serein. Compte-tenu de l’actualité, nous garantissons tout notre soutien en créant des solutions intelligentes qui faciliteront l’activité des chirurgiens-dentistes.

 

Nous restons fidèlement à votre écoute. Pour toute information ou échange complémentaire, n’hésitez pas à nous contacter : contact@julie.fr

 

Propos recueillis par Mylène Popiolek

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